8 avril 2021

De l’outil au process – comment démarrer l’automatisation de votre sourcing

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Pierre-André Fortin
Dans cet article seront abordés les notions d'automatisation.
Comment automatiser son sourcing ?, et comment le fiabiliser ? Concevoir un process solide et robuste...

Plugins chrome, script python divers & variés… chacun de ces petits programmes sont une gourmandise !!!

Personnellement, je les adore… J'en suis friand, voire boulimique… abonné aux flux de S.A.S. Dean da Costa, Susanna Frazier, Greg Hawkes, ou aux flux osint de Justin Nordine, Jake Creps... et tant d'autres, je teste presque tout ce qui peut me passer sous la main…

Chacun a sa fonctionnalité…. un scrolldown automatique, une ouverture de plusieurs urls, un petit scraper ou encore un révélateur d’emails, un petit script Osint…  Autant de bonbons qui contentent et satisfont le geek qui sommeille en moi et  simplifient de mon quotidien…

J'ai toujours détesté refaire plusieurs fois les mêmes opérations... les copier-coller fastidieux... l'envoi des mêmes emails... SMS... brefs j'ai une sévère aversion ces tâches sans valeurs ajoutées, chronophages qui nous transforment en machine le temps d'un instant parfois d'une éternité ! 

Déléguer ou automatiser ?

A tous ceux qui se reconnaitront dans ces lignes, deux options s'offrent à Vous, déléguer ces tâches sans valeurs.... ou automatiser...

De la délégation? 

La délégation a ceci de pratique qu'elle  permet de transférer le problème à un autre... c'est dans bien des cas la solution de facilité... confier les tâches ingrates à un stagiaire ou un junior... la scalabilité du processus venant alors de la possibilité à recruter une abondante main d'œuvre peu onéreuse et capable de réaliser ces tâches... C'est le schéma de la manufacture du début du 20e siècle appliqué aux services... et encore trop répandu ! Bref le néo-taylorisme des centres d'appels & ou de la gestion administrative 3.0... pratique, mais intellectuellement peu satisfaisant !

De plus, la répétitivité de ces tâches, leur manque d'intérêts, induit deux effets à terme, d'une part une baisse de la vigilance, et par ailleurs une plus grande fatigabilité et une usure, avec à la clé, des erreurs, des imprécisions et une insatisfaction grandissante de toute part....

Bref, cette solution si séduisante de prime abord n'est certainement pas la panacée.


De l'automate à l'automatisation

L'autre solution ? Automatiser, se libérer de l'aliénation des tâches sans valeurs...

Et un jour Firefox & Chrome naquirent...

Ces deux navigateurs offrent la possibilité d'embarquer des extensions facilitant la vie et la navigation. Je ne me souviens plus de ma première extension Chrome... j'ai souvenance, il y a 7/8 ans, d'en tester des quantités industrielles...

En fait, en cherchant un peu il existe du plug-in chrome pour tout.... des plus utiles aux plus inutiles... Chacune de ces extensions promet de faciliter la vie et c'est parfois réellement le cas... Mais là, n'est pas la question... Car un plugin chrome s'il automatise une tâche n'automatise pas un process... Or dans notre cas, il s'agit rarement d'automatiser une seule action...

Prenons l'exemple d'organiser un entretien avec un candidat : combien de mails ou appels allez-vous passer pour avoir une date - au mieux avec de la chance un seul, mais bien souvent combien d'aller-retour ?

Après s'être accordé il vous faudra encore envoyer l'invitation à votre interlocuteur... Au mieux une séquence de deux actions - la prise de rdv puis sa confirmation.... Alors qu'un lien direct vers votre agenda vous permettrait d'éviter ce fastidieux travail. Et Calendly fut... Calendly est une petite extension couplée à un site qui vous permet de proposer un accès à votre agenda... l'applicatif respecte la privauté de votre agenda et vous permet d'affecter des plages ouvertes durant lesquelles votre interlocuteur pourra accéder aux créneaux disponibles et les plus opportuns pour lui et pour vous... bref, de précieuses minutes gagnées...


Mais au fait l'automatisation c'est quoi? 

Vers une définition de l'automatisation

Selon le Larousse : l'automatisation est un ensemble de procédés qui rendent l'exécution d'une tâche automatique, sans intervention de l'homme.

L'automatisation vient pour partie de la robotique industrielle qui est officiellement définie par l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO) comme étant un système commandé automatiquement, multi-applicatif, reprogrammable, polyvalent et programmable. L'avantage de la robotique industrielle est sa rapidité d'exécution et sa précision ainsi que la répétition de cette précision dans le temps.

Les gains : 

  • Rapidité
  • précision
  • répétition

Dans le cas de Calendly évoqué plus haut nous sommes bien dans cette approche.

Pour autant si l'usage d'un ou deux outils vous font gagner quelques minutes, est-ce pour autant véritablement une automatisation de votre processus ? 

Évidemment non !  Une hirondelle ne fait pas le printemps ! 


Si tout n'était qu'affaire d'outils !

Le sous-jacent d'un article parlant de l'automatisation, ce sont les outils... Logique, si vous souhaitez automatiser votre activité, il vous faudra vous équiper et investir dans des outils permettant automatisation...

Pourtant considérer l'outil comme l'alpha et l'oméga de votre automatisation vous conduit droit dans le mur !!

Ce n'est pas l'outil qui fait le process - mais bien Vous !  

Décider d'automatiser tout ou partie de son process doit vous conduire tout d'abord à vous interroger sur la pertinence de l'automatisation - pour cela considérez d'une par la fréquence & la reproductibilité

  • La fréquence à elle seule ne suffit pas, la fréquence, c'est le nombre de fois que vous allez effectuer une tâche. 
  • La reproductibilité, c'est la répétition d'une tâche à l'identique.
  • On pourrait aussi ajouter la pénibilité

Dès lors que vous effectuez la même tâche plusieurs fois, la question de l'automatiser peut se poser.


Exemple 1 : Traitement des candidatures

Prenons un exemple - Vous recrutez et avez passé une annonce sur un site emploi afin de récupérer des candidatures.

A la réception des candidatures, un mail de confirmation de réception est envoyé.... Cette automatisation est devenue un standard dans bon nombre d'outils/CRM de gestion de candidats (ATS/CRM)... pour autant cette automatisation peut être généralisée à l'ensemble des clients mails réceptionnant ladite candidature.

Pour chaque mail provenant d'une source ou comportant une référence de poste donnée, il est assez simple d'établir une règle de traitement.

Dès lors à chaque fois que vous recevrez une candidature comportant la référence d'un poste un message pourra être envoyé et accuser réception de la candidature.

NB : Un  email de confirmation ne vaut pas réponse à un candidat... Bannissez la formule  : 

"si vous n'avez pas de nouvelles sous 3 semaines, veuillez considérer que votre candidature est morte et enterrée..."

L'automatisation doit vous permettre plus d'efficience : c'est-à-dire une efficacité optimisée... Celle-ci doit au-delà du confort, vous permettre d'être meilleur recruteur ! 

Addendum

L'exemple illustre avant tout comment construire un process afin qu'une tâche peu agréable, ce jamais agréable de dire NON, puisse être automatisée et que chemin faisant vous puissiez proposer une alternative à la politique du vide (absence de réponse) ou de l'impersonnel. Un processus bien conçu demande un peu de temps au démarrage quelques minutes... 

L'article n'a pas pour but de traiter la réponse aux annonces mais son automatisation, sur la réponse aux annonces, je vous invite à vous référer à l'article d'Hélène Ly sur "Comment faire des réponses négatives aux candidats".


Considérons la réponse à une annonce : 

A réception de la candidature, un email accuse réception  automatiquement.


Bonjour {{first_name}}, 
Ce mail est automatique et vous assure que j'ai bien réceptionné votre candidature au poste de {{job_title}}. Je vais maintenant procéder à son étude et reviendrai vers vous d'ici quelques jours. 
En attendant, belle journée,

Par la suite, à l'étude du profil deux options s'offrent à Vous : 

  • le profil correspond 
  • le profil ne correspond pas

Si le profil est sélectionné, vous pouvez engager un process de préqualification.

La pré-qualification : contacter le profil

Deux options :

  • appel spontané
  • mail/message pour prendre rendez-vous

Si l'appel spontané peut sembler le moyen le plus direct pour un premier contact et parfois donc le plus efficace, ce canal dépend très largement de la disponibilité de votre interlocuteur...

Par conséquent, dans une perspective de recherche d'efficience, il sera parfois préférable de passer directement à l'usage de l'email avec une proposition de rendez-vous afin de s'assurer que votre interlocuteur soit disponible jour & heure dites.


Le profil ne correspond pas

Questions à se poser : 

  • Quelles raisons avez-vous d'écarter la candidature ? 
    • Réponse : Elle ne correspond pas à la recherche
  • Sur quel(s) critère(s)?
    • Après avoir parcouru quelques profils, ne pouvez-vous pas classifier les raisons disqualifiantes  ?
    • Qu'observez vous ?  N'existe-t-il pas finalement 1/2/3 raisons de disqualification - manque d'expérience - méconnaissance d'un sujet/secteur.... 

Cette/ces raisons pourraient donner lieu à des mails plus personnalisés que le sempiternel :

merci pour votre candidature mais malgré ces nombreuses qualités nous sommes au regret de ne pouvoir y donner suite....

Le mail de refus pourrait par exemple reprendre le cahier des charges et les critères pouvant être qualifiant ou disqualifiant pour le poste.

Prenons  ce mail de refus pour une Direction Marketing  : 

Bonjour {{first_name}}, 
je vous remercie pour votre candidature au poste de Direction Marketing & Communication F/H que j'ai diffusé sur l'Apec sous la référence XXXXX.
J'ai lu avec attention votre CV. Je recherche pour ce projet un profil ayant une expérience du Retail B2C Omnicanale (GSA/GMS/GSS) si possible dans un contexte de franchise ou de groupement d'adhérents, la relation avec les adhérents est un sujet critique pour mon client, en particulier dans le cadre d'un projet de conduite du changement lié à la digitalisation de l'enseigne.
Votre parcours est intéressant, pour autant sur les critères évoqués, d'autres profils m'ont parus plus en phase avec le cahier des charges de mon client. C'est la raison pour laquelle je ne donnerai pas suite à votre proposition de candidature pour ce projet. 
J'espère sincèrement que vous trouverez un poste en phase avec votre offre de compétences. 
En attendant, je vous souhaite une belle continuation,
Toujours sur le même poste : 
Bonjour {{first_name}},
je vous remercie pour votre candidature au poste de Responsable Marketing & Communication F/H que j'ai diffusé sur l'Apec sous la référence XXXX.
Si votre parcours est intéressant, votre candidature m'est parvenue à un moment où le process était déjà bien engagé - certains candidats étaient alors en phase de premières rencontres avec mon client - J'avais alors pris la décision d'attendre la fin des premières rencontres pour statuer sur les nouvelles candidatures dont la vôtre. 
Le process est allé jusqu'au bout avec un des candidats présentés, la recherche n'est plus d'actualité et nous n'aurons pas l'opportunité d'échanger sur ce projet. J'en suis désolé. 
Je reste à votre disposition et vous souhaite une belle continuation, 


Échantillon des retours de candidats non sélectionnés et ayant reçus un mail  des 2 mails présentés.

Dès lors on peut concevoir un schéma simple du traitement d'une candidature - et ainsi prévoir les messages à adresser aux candidats selon le cas de figure.

Le profil correspond

Détaillons maintenant les opérations du traitement de la préqualification.

Le logigramme ci-dessous présente les deux canaux les plus classiques utilisés lors d'une préqualification de candidature :

  • Appel 
  • Email

(cliquez pour agrandir)

Nous l'avons vu dans le logigramme, l'appel direct peut être à la fois le plus efficace, mais aussi le plus complexe et incertain dès lors que le candidat n'est pas disponible : c'est la raison pour laquelle on pourra préférer l'email pour l'organisation de la préqualification.

Sans forcément recourir à de nouveaux outils - une première approche pourrait être de créer un "modèle" d'Email de "prise de contact pour préqualification"  afin de ne pas réécrire toujours le même email. 

Dans une étape ultime vous pourrez ajouter un outil tel que Calendly pour que la prise de rendez-vous se fasse directement - Le candidat n'aura alors plus qu'à se connecter afin de choisir le créneau le plus adéquat.

L'intérêt de modéliser l'interaction liée à la préqualification permet de faire apparaitre l'ensemble des étapes liées à l'effectuation d'une tâche et ainsi de la rationaliser. 

La rationalisation et l'efficience sont à ce prix ! Avant de recourir aux outils,  modélisez vos processus. Parfois les outils n'apporteront rien de plus... tandis qu'un process fera toute la différence. 


Ne pas le faire vous condamnerait à la dépendance ou la recherche de l'outil magique.... 

L'intégration d'un nouvel outil ne doit pas transformer un processus métier... Les processus métiers modèlent l'outil... Pour cela, faut-il avoir pensé et/ou décrit un mode opératoire afin de pouvoir ensuite construire un process sur ledit modèle.

Exemple 2 - googlisation d'une liste :

Documenter un processus

Admettons, que vous recherchiez des experts java et qu'au détour d'une de vos recherches vous récupériez la liste d'intervenants d'une conférence de renom...

Vous "googliserez" alors un à un les noms, pour récupérer de l'information et éventuellement un profil LinkedIn - plateforme qui vous offrira une donnée facilement analysable en termes de parcours et vous permettra de déterminer si le profil est qualifiable pour votre recherche. 

Cette démarche pourra se modéliser de la manière suivante : 

Vous  reproduirez ensuite cette opération mainte et mainte fois pour ainsi dépiler la liste... si la liste est courte cela ne prendra que quelques instants..., mais si le document compte plus de 100 personnes ? 

Ce sera long, fastidieux, et maintenir l'attentation tout au long de l'analyse pourra se révéler difficile. 

Deux options : 

  • partitionner l'analyse - diviser la tache pour ainsi la diluer dans le temps
  • créer un flux global reproduisant et automatisant une partie des tâches énoncées plus haut.

La question pour construire un tel flux : 

  • Existe-il un outil permettant de récupérer la donnée du site de conférence et de l'importer dans un tableau ?
  • Existe-un outil pour créer des requêtes afin de googliser en masse les personnes ainsi collectées ?
  • Existe-t-il un outil pour passer ces requêtes et récupérer automatiquement les profils ?

A toutes ces questions la réponse et OUI

Mise en oeuvre du processus

Tutoriel en vidéo :

Liste des outils utilisés dans l'exemple : 

Le scraping vous intéresse ? Regardez ce webinaire.... J'y partage quelques techniques simples.

Contrairement aux idées reçues, l'automatisation n'est pas le recours à de super-outils et autres bottes secrètes.

L'approche nécessite juste d'avoir décrit et documenté ses process. Les outils cités et utilisés ci-dessus sont extrêmement populaires, très simple d'utilisation et existent depuis de nombreuses années.

Recherchez la simplicité - ne construisez pas des enchaînements complexes - commencez modeste ! Appropriez-vous vos nouveaux  process, l'efficience grandit avec le temps et la répétition.

Mais surtout ne soyez pas esclaves de vos outils.

Les outils sont comme les modes, ils vont et viennent... Vous ne devez en aucun cas être dépendant d'un outil particulier...

La démarche d'automatisation doit vous mener à prévoir/anticiper. Imaginez qu'un matin un de vos plugins, ou une des plateformes disparaissent ou fassent évoluer leurs conditions d'utilisation...  concevez un plan B... ce sera votre Plan de Reprise d'Activité.


Plan de Reprise d'Activité - PRA? 

Wikipédia nous explique qu'un plan de reprise d'activité (PRA) constitue l’ensemble des « procédures documentées permettant de rétablir et de reprendre ses activités après un incident ».

  • Identification des activités critiques
  • Identification des ressources
  • Identification des solutions pour le maintien des activités critiques.

Un moyen simple de construire son PRA est de prendre l'ensemble de vos outils/plugins et d'en trouver 2 ou 3 autres alternatifs.

Outre la recherche d’alternative et d’indépendance, cette démarche aura  pour  effet de vous faire prendre de la hauteur vis-à-vis de vos process de production et ainsi de rationaliser votre setup.

Lorsque j'ai démarré Anara - ce fut l'un de mes premiers chantiers - reprendre l'ensemble de ma chaine de production et identifier quels outils pour quelle activité et en rechercher des alternatives afin d'éviter une déconvenue si jamais un outil venait à disparaitre.

J'ai par exemple longtemps utilisé le plugin Chrome LinkedInHelper - cette extension permet d'automatiser LinkedIn et surtout elle permettait de récupérer très facilement les prénoms, noms, fonctions et société des profils issus de recherches par un simple clic... puis il y a quelques mois, ses créateurs l'ont fait évoluer vers un applicatif indépendant de Chrome - si l'outil se révèle plus puissant qu'avant - ce changement a eu un impact conséquent sur ma chaîne de production ce qui impliqua quelques changements de mon process ... en le remplaçant pour cette tâche précise par un outil alternatif tel que Duxsoup ou Phantombuster par exemple.



Conclusion - Sound of silence

Dans ce premier article sur l'automatisation, (il y en aura d'autres), j'ai volontairement passé sous silence le process d'Outreach - ou d'emailing. L'emailing est en général la première activité automatisée via des outils tels que Lemlist, Mixmax, Yesware... ou certains ATS comme Lever ou Loxo qui permettent de créer des campagnes de mails et de relances.

La raison à ce silence, c'est que cette approche de l'automatisation par l'emailing est essentiellement une approche par les outils... L'outil magique n'existe pas ! Et parce qu'il n'existe pas ou qu'il est périssable : je ne le maitrise pas ! Dans ce cas je préfère me consacrer à ce que je peux maîtriser : la méthodologie et sa mise en œuvre le process que je pourrais éventuellement automatiser.

L'automatisation est dans ce sens une démarche bien plus globale que le fait de simplement déléguer  à la machine telle activité à faible valeur.

Au-delà de la performance et de l'efficacité, un process de production maitrisé est une charge mentale allégée, et donc un Recruteur/Sourceur plus serein et plus efficace - C'est aussi assurément une expérience candidat bien meilleur. Requestionnez l'ensemble de vos processus métiers et interrogez-vous simplement sur leur efficience, leur pertinence et comment vous pouvez les améliorer, simplement !


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